So richten Sie Ihren Konferenzraum ein
In Meetings und Konferenzen wird die Zukunft Ihres Unternehmens bestimmt.
Konferenzraum einrichten: Tipps zu Möbel, Technik & Co.
In Meetings und Konferenzen wird die Zukunft Ihres Unternehmens bestimmt. Neben digitalen Konferenzen auf Distanz sind Treffen mit Mitarbeitern und Geschäftspartnern vor Ort weiterhin der Branchenstandard. Ein moderner Konferenzraum hat hierbei diverse Ansprüche zu erfüllen – von einer ansprechenden und funktionellen Einrichtung bis zur technischen Ausstattung. Im Folgenden einige grundlegende Anregungen, wie Sie Ihren Konferenzraum zeitgemäß einrichten.
Konferenzraum gestalten – Nutzen und Ziele kennen
Beim Begriff „Konferenzraum“ haben Sie mit Sicherheit Ihre eigenen Räumlichkeiten vor Augen, in denen sich Ihre Meetings abspielen. Das heißt: Jeder Leser dieser Zeilen geht von anderen Abmessungen seiner Räume und einer unterschiedlichen Aufteilung aus. Tatsächlich gibt es keinen goldenen Weg, wie sich der optimale Konferenzraum einrichten lässt. Stattdessen kommt es auf ein klares, individuelles Konzept an.
Bevor Sie Ihren Konferenzraum gestalten, setzen Sie sich mit folgenden Fragestellungen auseinander:
- Wie häufig wird der Konferenzraum tatsächlich aktiv für Besprechungen und Meetings genutzt? Bleibt er 99 % der Zeit ungenutzt und nimmt so unnötig wertvolle Betriebsflächen ein?
- Wie viele Teilnehmer nehmen standardmäßig an Besprechungen und Meetings teil? Ist eine Unterteilung des Raumes sinnvoll, um diesen flexibel auf die Anzahl der Teilnehmer abzustimmen?
- Was sind typische Aktionen, die während einer Konferenz stattfinden? Dienen diese primär internen Zwecken oder finden häufig Videokonferenzen mit anderen Teilnehmern aus Deutschland und der Welt statt?
- Welche technische Ausstattung wird aktiv von den Teilnehmern einer Konferenz genutzt? Lohnt es, auf modernste High-Tech umzustellen, die ein großer Teil an Personen in Ihren Meetings nicht bedienen kann?
Allen Fragen ist ein Grundgedanke gemeinsam: Stellen Sie sich den optimalen Ablauf einer typischen Konferenz in Ihrem Unternehmen vor und zerlegen Sie diese in ihre einzelnen Elemente. Hierdurch erkennen Sie, wie sich ein maximaler Nutzen in der Möblierung, der technischen Ausstattung, der Raumaufteilung und vielem mehr erreichen lässt.
Konferenzraum Möbel – Funktionalität und Ästhetik
Ob festes Raumformat oder eine flexible Einteilung mit Trennwänden, nach einer intelligenten Aufteilung kommt es zur Auswahl der passenden Büromöbel. So häufig das Schlagwort fällt, dass „Funktionalität auf Ästhetik treffen“ soll, so selten wird dieser Vorsatz in die Tat umgesetzt.
Zunächst gilt: Orientieren Sie sich an funktionellen Vorgaben und verstehen Sie hierbei den Charakter Ihrer Konferenzen. Wenn Ihre Meetings im Regelfall mehrere Stunden dauern, werden andere Sitzmöbel benötigt als bei kompakten 10-Minuten-Treffen. Dienen die Konferenztische aktiv zum Ablegen von Laptops und Unterlagen oder sollen diese lediglich einen adäquaten Sitzabstand der Konferenzteilnehmer gewährleisten.
Beim Farbschema ist helles Mobiliar für Tische und Schränke, in Kombination mit dunklen Stühlen, ein Klassiker. Grundsätzlich gilt: Je heller und freundlicher die Atmosphäre, umso besser. Prüfen Sie vor der Auswahl ästhetischer Designs für Ihre Konferenzmöbel außerdem, welche technischen Möglichkeiten Ihnen offenstehen. In der heutigen Zeit sollten Strom- oder USB-Anschlüsse in Ihren Tischen nicht mehr fehlen.
Lichter und Farben verstehen
Die Licht- und Farbstimmung eines Konferenzraums wird von vielen Unternehmen unterschätzt. Während für den Konferenzraum die Möbel gewissenhaft und mühsam ausgesucht werden, denken die wenigsten Entscheider über die Lichtwirkung im Raum nach. Da viele Konferenzräume über keine oder nur kleine Fenster verfügen, sollte eine ausreichende, künstliche Beleuchtung gegeben sein.
Modernste LED-Technik macht dies flächendeckend und sparsam möglich. Moderne Lichtkonzepte sorgen dafür, dass kein Teilnehmer geblendet wird und dennoch eine umfassende, angenehme Hintergrundbeleuchtung gegeben ist. Lichtcharakter und Helligkeit lassen sich bei modernen LED-Lösungen mühelos anpassen.
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Audio- und Videotechnik abstimmen
Wichtiger denn je ist die technische Ausstattung von Konferenzräumen geworden. Viele Firmen halten Meetings nicht mehr ausschließlich vor Ort ab und nutzen die Digitalisierung, um Konferenzen auf Distanzen abzuhalten. Hierfür sollten alle Teilnehmer im Betrieb und außerhalb bestens mit der passenden Audio- und Videotechnik ausgestattet sein.
Von der intelligenten Beschallung bis zur ganzheitlichen Medientechnik hat die Digitalisierung für zahllose Impulse gesorgt. Anstelle sich für einzelne Mikrofone, Lautsprecher und einen Beamer zu entscheiden, sollte ein medientechnisches Raumkonzept entwickelt werden. Dies bedeutet beispielsweise, ein Audio-Profil des Raumes zu erstellen und Schwachpunkte der Raumakustik gezielt auszugleichen.
Je größer der Konferenzraum, den Sie einrichten möchten, umso eher werden technische Lösungen für ein optimales Audio- und Videoerlebnis benötigt. Dies gilt neben betrieblichen Konferenzräumen umso mehr für Präsentationen in Messehallen oder in großen Hörsälen. Überall gilt: Den besten Weg beim Konferenzraum einrichten sind Sie gegangen, wenn alle Personen im Raum keine störende Wahrnehmung in Audio oder Video erfahren.
Konferenzraum gestalten: Reichen gezielte Anpassungen aus?
Die meisten Unternehmen haben in Ihrem Konferenzraum Möbel und Videotechnik bereits etabliert. Hier stellt sich die Frage, ob beim Konferenzraum gestalten eine gezielte Anpassung sinnvoll ist oder ein grundlegend neues Konzept umgesetzt werden soll. Aus Erfahrung weiß VD Media, dass in den meisten Betrieben kein grundlegender Neuanfang notwendig ist. Dieser wird speziell aus Gründen des Budgets kaum gewünscht.
Wenn es für Ihren Konferenzraum um Möbel und die funktionelle Ausstattung geht, kann eine schrittweise Anpassung der Einrichtung im Laufe der Jahre sinnvoll sein. Um eine zeitgemäße Kommunikation zu gewährleisten, ist der Audio- und Videobereich stärker von Veränderung betroffen. Hier lohnt es meistens, beim Konferenzraum einrichten einen gänzlich neuen Weg zu gehen.
Wir von VD Media sind Ihre Medienexperten, wenn Sie Ihre Räume neu ausstatten möchten. Mit unserer Branchenerfahrung und technischen Tools wie der Erstellung eines Audio-Profils zeigen wir Ihnen, wo Stärken und Schwächen Ihrer aktuellen Räume liegen. Auf dieser Basis entwickeln wir gemeinsam ein Konzept, ob Sie technisch einen gänzlich neuen Konferenzraum gestalten sollten oder gezielte Anpassungen ausreichen.
Konferenzraum einrichten – unser Fazit
Bei der Neueinrichtung Ihrer Konferenzräume sollten Sie nicht allein an Mobiliar und eine kluge Raumaufteilung denken. Zu gelungenen Konferenzen vor Ort oder als Videokonferenz gewinnt eine hochwertige und bedarfsgerechte Raumausstattung stetig an Bedeutung. VD Media hilft Ihnen hier als professioneller Ansprechpartner gerne weiter!
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